Importancia de los sistemas de información.

Después del terremoto y maremoto recientemente vividos en nuestro país, en que muchos sistemas de información fallaron rotundamente, no parece estar demás contar con un respaldo. Suponer que este respaldo sea un lápiz y cuaderno con la misma información almacenada en las bases de datos, es un poco exagerado.

Sin embargo, contar con sistemas de la información y comunicación que funcionen en todo momento es de suma importancia para todas las empresas. Eso explica el aumento en las ventas de los teléfonos satelitales y de las palomas mensajeras.

Para la logística la información es crucial. Sin embargo, no es  fácil obtenerla, ya que la información requerida debe ser exacta, oportuna y casi siempre proveniente de distintas fuentes, algunas dentro de la empresa y otras fuera de ella.

Muchas veces se habla de visibilidad para indicar la disponibilidad de información para la gestión de la logística. A mayor visibilidad, es mayor la información con la que se cuenta para la gestión logística. Por cierto que, en general, a mayor información es posible tomar mejores decisiones.

Es importante aclarar que los sistemas de información incluyen mucho más que sólo el software y el hardware. También consideran los procesos y la gente que debe recolectar, almacenar y analizar la información.

Al igual que sucede en otros temas logísticos, los sistemas de información son necesarios en tres niveles jerárquicos de planificación de la empresa: Operativo, táctico y estratégico.

A nivel operativo los sistemas de información se han hecho cada vez más importantes, especialmente con la incorporación de tecnologías de automatización. Por ejemplo, para un sistema de gestión de bodegas, es vital contar con la información exacta respecto de los productos que se almacenan en ella, incluyendo algunos datos que no se manejan frecuentemente, como la dimensión de los paquetes, por ejemplo. Si no, el sistema puede tratar de almacenar un paquete en un lugar en el que no cabe, lo que puede provocar un desbarajuste no menor en las operaciones de la bodega.

En el nivel táctico, uno de los sistemas más críticos es el de la predicción de la demanda. No hay que ser experto en logística para darse cuenta de que si las predicciones no son acertadas, es muy difícil llevar a cabo una gestión logística.

Para realizar buenas predicciones es necesario contar con buena información histórica y con buenos modelos y buenas herramientas de análisis. Con el enfoque de la cadena de suministros, muchas empresas han descubierto que una buena relación con las empresas que están más cercanas a los clientes, les puede permitir contar con una mejor información para predecir la demanda.

Por ejemplo, si una empresa vende corchos a una viña, contar con la información de niveles de inventario de sus corchos que tiene la viña, le permite anticipar la demanda cuando éstos niveles bajan mucho. Si además se conoce los planes de producción y las ordenes de los clientes de la viña, la capacidad de predecir la demanda de este cliente es mucho mayor. Claro que para contar con esta información, es necesario tener una relación muy especial con la viña.

Finalmente a nivel estratégico, los sistemas deben ser más sofisticados para apoyar la toma de decisiones, y generalmente deben manejar información menos estructurada.

Los antecedentes que requieren los sistemas de información de apoyo a la logística pueden estar en documentos, como órdenes de compra, guías de despacho y facturas, pero crecientemente se hace en formato digital, como la factura y firma electrónica, lo que agiliza la recolección de información, se evitan errores y reducen los costos.

Como podemos notar, la importancia para las empresas de estos sistemas de información es tremenda, es increíble lo mucho que logran ayudar y el tiempo que permiten ahorrarles. La verdad es que son herramientas imprescindibles, son un tanto caras, pero creo que lo vale, sobre todo cuando queremos maximizar nuestras utilidades.